Au sein de la majorité des entreprises, l’urgence est une situation chronique. Ainsi, les collaborateurs ont l’impression de remplacer les hamsters sur leur roue. En dépit de l’impression de surpuissance et de l’exaltation, l’irritabilité et le stress deviennent parfois intenables. Les collaborateurs sont nombreux à ressentir cette précarité. Dès lors, comment s’en tirer ?
Définir les urgences objectives
La première chose à faire est de traiter une tâche de manière systématique dès qu’elle atterrit sur le bureau ou qu’elle parvient via un e-mail. Il faut se poser certaines questions dans cette optique. Le travail des autres dépend-il de cette tâche ? Un retard de traitement pourrait-il impacter négativement sur l’organisation mise en place ? Le fait d’accomplir ce travail permet-il de se rapprocher des objectifs ? Le collaborateur doit encore se demander s’il est le seul à pouvoir accomplir cette tâche. Si toutes ces questions ont « oui » en guise de réponse, alors la mission peut être considérée comme étant urgente. Dans le cas contraire, il est mieux de la planifier dans l’agenda. Cette manière de s’ordonnancer permet une meilleure gestion du temps de travail.
L’importance de la déconnexion
Au bureau, tout le monde se connecte et tout un chacun se précipite dès qu’un mail arrive. Les conversations se font très animées sur skype. Pourtant, cela requiert une quantité importante d’énergie. Il est alors conseillé de se fixer des horaires pour la connexion. Sauf pour le travail, il est mieux de se déconnecter des appareils connectés en tout genre ne serait-ce que dans la soirée et pour le weekend. Voilà un autre mode de gestion du temps de travail qui permettra déjà de gagner en sérénité.
Prendre du temps, planifier et faire planifier
Pour ne pas perdre en qualité de travail, il faut éviter toute forme de procrastination. Les tâches importantes doivent être accomplies le jour même pour optimiser encore plus la gestion du temps de travail. Il n’y a pas lieu d’être indispensable et de se porter volontaire pour venir en aide à chaque collège. Lorsqu’un travail est urgent, il est nécessaire de rester à distance des autres pendant quelques heures pour le traiter. Ce sont des moments de quiétude qui coûtent cher et dont il faut profiter.
Enfin, il ne faut pas oublier la mise en place d’un To Do List dans la semaine. 20 % du temps doit être alloué aux objectifs urgents. Il faut garder un certain équilibre et ne pas être trop ambitieux au risque de se fatiguer un peu tôt. Si possible, il est recommandé de déléguer certaines tâches et de donner un deadline pour leur réalisation.